Informations­hanterings­planer och gallringsbeslut

Informationshanteringsplaner och gallringsbeslut fattas av de olika nämnderna och visar hur informationen ska hanteras i verksamheten. De visar vilken information vi kan förvänta oss att finna i arkiven, och vilken som ska gallras.

Informationshanteringsplanen är nog det viktigaste verktyget verksamheten har när det gäller arkivarbete. Tidigare har den kallats dokumenthanteringsplan men har samma viktiga betydelse. Den antas av nämnden och i den kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också oftast i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv.

Genom att följa informationshanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad.

Gällande informationshanteringsplaner

Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-04 § 51 att informationshanteringsplaner framöver ska redovisas enligt den klassificeringsstruktur som KLASSA-projektet tagit fram.

Det innebär att informationshanteringsplanerna redovisas för grupperat i processer inom ledning (1), stöd (2) och kärnverksamhet (3). Det framgår av planen vilket datum den antagits, vilken nämnd som antagit den och vilken processgrupp den gäller.

Kommunstyrelsen beslutar om lednings- och stödprocesser medan de olika nämnderna beslutar om kärnprocesser. De olika informationshanteringsplaner som antagits publiceras här allteftersom. Detta innebär att de ibland kan gälla parallellt med en tidigare antagen plan som hanterar ett större område.

Dokumenthanteringsplaner, DHP

Det traditionella sättet att redovisa arkiv utgår från det s.k. allmänna arkivschemat som togs i bruk 1903 och speglar dåtidens pappersbaserade informationshantering. Arkivförteckningen var inte flexibel utan presenterades i blankettform utifrån en fast struktur som utgick från handlingens yttre form eller funktion, exempelvis protokoll och register. Utifrån det allmänna arkivschemat var det svårt att redovisa elektroniska handlingar i sitt sammanhang.

Gallringsbeslut

Kommuner fattar sina egna gallringsbeslut till skillnad från statliga myndigheter där det är Riksarkivet som beslutar om gallring. Nu förtiden hanteras gallring och bevarande främst genom dokumenthanteringsplaner, men i vissa fall är gallringsbeslut effektivare.

Allmänna handlingar får inte gallras utan bestämmelse i lag, förordning eller ett antaget gallringsbeslut. Allmänna handlingar får inte heller återlämnas eller överlämnas till annan part utan beslut i lag eller kommunfullmäktige.

Kommunerna kan alltså själva besluta om gallring och bevarande av allmänna handlingar genom att anta gallringsbeslut. Ett exempel på detta är om en stor mängd handlingar behöver gallras inom en snar framtid eller om beslutet ska gälla retroaktivt.

Upphörda dokumenthanteringsplaner

När en dokumenthanteringsplan ersätts med en ny plan kan den gamla planen inte användas på handlingar som tillkommit efter att den ersatts. Men det är ändå viktigt att ha de gamla planerna tillgängliga för att förstå hur handlingar och information tidigare har hanterats. De äldre planerna kan till exempel förklara varför handlingar inte finns bevarade.

Vill du ta del av upphörda dokumenthanteringsplaner, kontakta kommunens arkivarie. Kontaktuppgifter finner du högre upp på denna sida om du klickar på ikonen "Kontakt".